TOURMASTER 3/1

TOURMASTER


BUSREISEVERANSTALTER

Dieses TOURMASTER-Paket ist eine Komplettlösung für Busreiseveranstalter, die den Verwaltungsaufwand im Front-und Backoffice-Bereich minimiert, und dadurch die Effizienz und Effektivität des betrieblichen Ablaufes optimiert.

Innerhalb einer Entwicklungs-und Praxisphase von acht Jahren ist durch die intensive Zusammenarbeit von erfahrenen Touristikern, innovativen Marketingfachleuten und kompetenten Informatikern ein Programm entstanden, welches die täglich anfallenden Aufgaben und Probleme bewältigt sowie eine einfache und schnelle Einarbeitung ermöglicht. Zudem unterliegt es einer ständigen Weiterentwicklung und Verfeinerung, die in Form eines Update-Service angeboten wird.

TOURMASTER selbst baut auf ein Mehrplatz-Betriebssystem auf, das bereits in Kleinbetrieben kostengünstig eingesetzt und trotzdem auf bis zu 230 Arbeitsplätze ausgebaut werden kann. Dadurch benötigen Sie lediglich einen zentralen Rechner, der alle Daten verwaltet, und je Arbeitsplatz ein Terminal, welches aus Bildschirm und Tastatur (ohne eigenen Rechner !) besteht. Die hohe Geschwindigkeit von TOURMASTER zeigt sich in den extrem niedrigen Antwortzeiten, die während einer Buchung beispielsweise unter 1 Sekunde liegen.

Für die tägliche Arbeit müssen Sie keine Befehle auswendig lernen, denn TOURMASTER arbeitet komplett menügesteuert. Dies bedeutet, daß immer alle Möglichkeiten auf dem Bildschirm angezeigt werden. Zudem wird TOURMASTER im Dialog-Betrieb gefahren, was für Sie den Vorteil hat, daß praktisch keinerlei Wartezeiten entstehenÊ-eine der Grundvoraussetzungen für reibungslosen Einsatz in der Praxis. Neben der bewährten Menütechnik verwendet TOURMASTER auch die Fenstertechnik, welche jedoch nur an den Stellen eingesetzt wird, an denen ein Fenster eine Hilfe und keine Behinderung darstellt.
Zur Einarbeitung in TOURMASTER haben wir für Sie ein Schulungskonzept ausgearbeitet, welches Ihnen den Einstieg und die optimale Ausnutzung aller TOURMASTER-Funktionen schnellstmöglich vermittelt. Sollte es trotzdem während dem Arbeiten mit TOURMASTER zu Fragen kommen, so steht Ihnen neben einem umfangreichen und durchdachten Handbuch selbstverständlich unsere TOURMASTER-Hotline zur Verfügung. Zu guter letzt können wir Ihnen eine Online-Hilfe anbieten, d.h. wir haben die Möglichkeit uns direkt via Modem in Ihr System einzuwählen, um eine schnelle und direkte Hilfestellung zu leisten.

In der Grundstruktur baut TOURMASTER auf folgenden Stammdateien auf, die eine konsistente und schnelle Datenverwaltung ermöglichen:

Zielgebiets-Stamm

Hotel-Stamm

Partner-Stamm

Einkaufspreise-Stamm

Verkaufspreise-Stamm

Kontingente-Stamm

Fahrzeug-Stamm

Kunden-Stamm

Agentur-Stamm

Zustiegsorte-Stamm

Sonderprogramme-Stamm

Diese Kurzbeschreibung soll Ihnen nur einen knappen Überblick über den Leistungsumfang von TOURMASTER geben. Außerdem würde die Darstellung sämtlicher Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten den Rahmen einer Kurzbeschreibung sprengen. Ebenso ist es unmöglich, extreme Anwenderfreundlichkeit, hohe Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit auf ein paar Seiten Papier zu demonstrieren. Wir möchten lediglich einen ersten Eindruck vermitteln und Sie zu einer umfassenden Vorführung einladen.
Im ersten Kapitel erhalten Sie einen Überblick über den Inhalt und den Aufbau der oben genannten Stammdateien, da ein
Programm wie TOURMASTER überwiegend vom Umfang und der Wertigkeit der Daten lebt, die es verwaltet.

Das zweite Kapitel befaßt sich mit der Buchungsroutine, ihrem grundsätzlichen Ablauf und dem entstehenden Datenfluß, der von TOURMASTER verwaltet wird.

Die Darstellung von Leistungsfähigkeit und Flexibilität der Disposition ist Inhalt des dritten Kapitels. Hierbei soll vor allem gezeigt werden, wie einfach es doch sein kann, in einer angemessenen Zeit sämtliche dispositiven Aufgaben (inklusive der Erstellung aussagekräftiger Listen für alle an einer Abfahrt beteiligten Personen) zu bewältigen.

Im Mittelpunkt des vierten Kapitels stehen vorhandene Listenmodule, Statistikgenerator, Textverarbeitung und Offene-Posten-Verwaltung, die alle komplett in TOURMASTER integriert sind.

Die Beschreibung der zusätzlichen Erweiterungsmodule Finanzbuchhaltung, Modemübertragung, Versicherungsverwaltung, Überweisungsträger-Druck, Lastschrift-Druck, Scheck-Druck, Kassenbuchungs-System, Optionsbuchung, Kontingentübergabe sowie Textverarbeitungs-Upgrade bilden den Schwerpunkt des fünften Kapitels.

Den Abschluß bildet das Kapitel sechs, welches neben der Anschrift und Telefonnummer Ihres Ansprechpartners noch einige grundlegende Bemerkungen zu Fragen enthält, die wir im vorhinein beantworten möchten.

Kapitel I

Zielgebiets-Stamm

Es können bis zu 9999 verschiedene Zielgebiete angelegt werden. Diese repräsentieren jeweils eine bestimmte Urlaubs-bzw. Zielregion und bilden das grobe Raster für sämtliche weiteren Stammdateien. So sind logischerweise auch alle Abfahrtstermine, Hotels, Zustiegsorte und Sonderprogramme einem bestimmten Zielgebiet zugeordnet, wodurch die Vergabe von fortlaufenden und schlecht einprägbaren Reisenummern entfällt. Hiermit wird von Anfang an vom Management eine Ordnung vorgegeben und ein Auswuchern des Datenbestandes verhindert. Zum Zielgebietsstamm zählt zum einen das Erlöskonto in der Finanzbuchhaltung (optional) und zum anderen ein Kundenindex, der automatisch bei der Buchung des Zielgebietes vergeben wird. Sehr interessant ist auch die Möglichkeit zur Angabe eines Alternativ-Zielgebietes, aus welchem Sitzplätze bei Überbuchung benutzt werden können.

Partner-Stamm

Sofern Kontingente über Agenturen eingekauft werden, so bilden diese Leistungsträger sogenannte "Partner", die mit Hilfe dieser Datei erfaßt werden können. Die zugeordnete Partnernummer bildet gleichzeitig das Kreditorenkonto in der Finanzbuchhaltung (optional). Es können standardmäßig bis zu 1.000 Partner angelegt werden. Der Partnerstamm selbst beinhaltet neben der Anschrift der Agentur, diverse Agentur-, Reiseleiter-und Sondergebühren, die bei Bedarf erfaßt werden können.

Hotel-Stamm

Der Hotelstamm dient zur Verwaltung aller sich im Angebot befindlichen Hotels mit allen Ausstattungsvarianten. Jedes Hotel ist fest an ein Zielgebiet gebunden und kann zusätzlich über einen Partner eingekauft werden. Pro Zielgebiet können Sie bis zu 99 Hotels mit jeweils 10 Ausstattungsvarianten anlegen. Ferner sind im Hotelstamm die Anschrift der einzelnen Hotels sowie Ankunfts-und Rückfahrtszeiten hinterlegt. Außerdem besteht die Möglichkeit, das jeweilige Hotel für bestimmte Perioden zu sperren, um beispielsweise Fehlbuchungen zu verhindern, die durch falsch angelegte Kontingente, Überbuchungen bzw. kurzfristige Hotelschließungen entstehen könnten.

Agentur-Stamm

Da in aller Regel auch externe Reisebüros (Fremdbüros) zubuchen, dient der Agenturstamm zur Verwaltung dieser Agenturen. Es stehen verschiedene Agenturversionen (mit/ohne Inkassoberechtigung, direkter/nicht direkter Ticketversand etc.) zur Verfügung. In der Standardversion können bis zu 1.000 Agenturen verwaltet werden. Neben der Adresse werden die Bankverbindung und einige firmenspezifische Daten (z.B. Provisionssatz) erfaßt. Zur sinnvollen Strukturierung der Agenturdaten können diesen Regionenkennziffern zugeordnet werden, um eine schnelle und gezielte Selektierung zu ermöglichen. Ein weiteres Feld dient der Versandsteuerung, um eine Über-bzw. Unterbelieferung der Agenturen zu verhindern. Außerdem finden Sie hier eine schnelle Anzeige der aktuellen Jahres-und Vorjahresumsätze.

Sitzplatzkontingente-Stamm

Für jedes Zielgebiet können Sie zu jedem Termin beliebig viele Hin-und Rückfahrplätze anlegen. Auch die Unterscheidung von verschiedenen Reisedauern zum gleichen Termin ist möglich, wobei eine ungewollte Kontingentüberschneidung vermieden wird. Sollten mehrere Zielgebiete mit einem Fahrzeug angefahren werden, so läßt sich die Kontingentüberwachung mit Hilfe der schon erwähnten Alternativ-Zielgebiete perfekt optimieren.

Verkaufspreise-Stamm

Dies ist praktisch die Hauptstammdatei, da in ihr alle Verkaufspreise der einzelnen Hotels bzw. Reisen enthalten sind. Pro Hotel und Abfahrtstermin können Sie Preise für die reine Übernachtung, Übernachtung mit Frühstück, Halbpension und Vollpension (getrennt nach Grundreisedauer und Verlängerungsperiode) anlegen. Ebenso werden Einzelzimmerzuschläge sowie Rabatte für Drei-und Vierbettzimmer erfaßt. Daneben können verschiedene Kinderermäßigungen, gestaffelt nach Alter, eingegeben werden. Auch die vorhandenen Kontingente für Ein-bis Vierbettzimmer mit übergreifender Kontingentzuordnung und variablen Verfallsfristen werden in dieser Datei verwaltet.

Zustiegsorte-Stamm

Für jedes Zielgebiet können Sie bis zu 999 Zustiegsorte mit den entsprechenden Abfahrts-und Rückkunftszeiten sowie Wegebeschreibung anlegen. Außerdem können für alle Zustiegsorte Auf-oder Abschläge erfaßt werden, die dann während der eigentlichen Buchung Berücksichtigung finden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, jedem Zustiegsort abfahrtsdatumspezifische Zustiegskontingente und Abfahrtszeiten zuzuordnen.

Sonderprogramme-Stamm

Zur Erfassung von Sonderprogrammen (z.B. Stadtrundfahrten, Skikursen etc.) dient dieser Datenstamm. Es können pro Zielgebiet bis zu 1000 Sonderprogramme angelegt werden. Im Rahmen der Disposition werden diese in Listenform mit den bis dato bestehenden Vorbuchungen fahrzeugspezifisch ausgedruckt.

Fahrzeug-Stamm

Alle zur Verfügung stehenden Fahrzeuge werden im Fahrzeugstamm von TOURMASTER verwaltet. In der Standardversion können bis zu 999 Fahrzeuge mit den dazugehörenden Sitzspiegeln erfaßt werden. Neben der Anschrift des Fahrzeughalters und den Fahrzeugdaten, wie Kennzeichen und Sitzplatzanzahl, können eine Reihe von Ausstattungsmerkmalen (z.B. Toilette, Gütezeichen, Küche etc.) festgehalten werden, um bei Bedarf das gewünschte Fahrzeug auszusuchen. Im Rahmen der Sitzspiegelverwaltung besteht die Möglichkeit der variablen Sitzplatznummernvergabe mit Sitzplatzeigenschaften (Tisch vor-oder rückwärts) und Sitzplatzqualifizierungen (gut, normal oder schlecht).

Kunden-Stamm

In ihm werden alle Kunden verwaltet, die entweder manuell eingegeben (z.B. Kataloginteressenten) oder aber in Verbindung mit einer Reisebuchung automatisch erfaßt wurden. Pro Kunde können beliebige Kriterien, die im vorhinein durch das Management festzulegen sind, vergeben werden. Diese ermöglichen beispielsweise eine gezielte Mailingaktion an alle Fußballvereine. Sie können bis zu 1Ê000Ê000 Kunden unter bis zu 775 verschiedene Kriterien anlegen.

Neben den vordefinierten Kriterien können auch völlig freie Bemerkungen und Zusätze zu jedem einzelnen Kunden erfaßt werden, um eventuell gewisse Besonder-oder Eigenheiten immer parat zu haben.

Kapitel II

Die Durchführung einer Reisebuchung ist, primär gesehen, eine der Kernaufgaben von TOURMASTER, was jeder, der mit dem Programm arbeitet, schnellstmöglich beherrschen kann, um beispielsweise in der Hochsaison oder zu Stoßzeiten alle Buchungswünsche zu bearbeiten. Hierzu ist bei TOURMASTER die Buchung in zwei Teile zerlegt worden. Im ersten Teil kann die gewünschten Destination durch Eingabe von Zielgebiet, Reisetermin, Reisedauer und Personenzahl mit den gewünschten Hotels und den entsprechenden Zimmern abgefragt werden. Sobald Sie diese Eingabe gemacht habe, wird Ihnen der Reisepreis automatisch angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, gewünschte Sonderprogramme zu erfassen und anschließend direkt zu buchen.

Sollte ein Buchungswunsch aufgrund ausgebuchter Kontingente nicht mehr möglich sein, so können Sie sich auf Knopfdruck alle noch freien Kontingente in diesem Zielgebiet anzeigen lassen und dem Kunden sofort entsprechende Alternativen anbieten. Ebenso werden alle Fehleingaben (z.B. falsches Zielgebiet, falsche Reisedauer etc.) durch aussagekräftige und schlüssige Fehlermeldungen angezeigt. Zudem besteht die Möglichkeit die gewünschte Reise per Anfrage mit bis zu drei Alternativwünschen direkt an die zuständige Agentur zu schicken.

Wenn Sie nun die abgefragte Destination gebucht haben, so erscheint der zweite Teil der Buchungsmaske, in dem als erstes die jeweilige Agenturnummer einzugeben ist. Je nach Agenturtyp erhalten Sie entweder die Möglichkeit zur Eingabe der Kundenadresse oder werden aufgefordert, die angezeigte Agenturadresse zu bestätigen. Danach werden alle Reiseteilnehmer einzeln erfaßt, wobei Sie durch Eingabe eines Punktes den vorher angegebenen Namen komplett bzw. durch Eingabe eines Kommas den Familiennamen übernehmen können. Pro Reiseteilnehmer werden zudem Zustiegsort (alle können an verschiedenen Orten einsteigen), Alter und Raucher/Nichtraucher abgefragt. Anschließend wird der Reisepreis pro Person inklusive Kinderermäßigung, Zustiegsauf-/abschläge und Drei-oder Vierbettermäßigung angezeigt.
Sofern Sie nicht alle Namen wissen oder erfassen möchten, bietet Ihnen TOURMASTER die sogenannte Gruppenbuchung an, welche innerhalb von Bruchteilen einer Sekunde abgeschlossen ist.

Sobald diese Erfassung abgeschlossen ist, werden der Gesamtreisepreis und die gebuchten Sonderprogramme angezeigt. Nun können Sie noch eventuell vorhandene Reisegutscheine, Sonderrabatte, Sonderleistungen und Sonderbuchungsgebühren auf den Gesamtreisepreis, der anschließend angezeigt wird, anrechnen lassen. Abschließend ist die Erfassung einer Anzahlung möglich, die sofort an nachgeschaltete Programmteile weitergeleitet wird.

Danach werden automatisch Buchungsbestätigung, Zusatzseite für Rückbestätigung durch den Kunden, Rechnung (je nach Agenturart mit ausgewiesener Provision und geleisteter Anzahlung), Überweisungsträger für Anzahlung und Restzahlung (optional) und Ticket (Hotelvoucher, Reiseleitergutschein, Gutscheine für die gebuchten Sonderprogramme und für jede Einstiegsstelle einen Fahrschein für Hin-und Rückreise) ausgedruckt.

Im Hintergrund werden alle Daten an Kontingentverwaltung, Disposition und Buchhaltung (Verbuchung von Provisionen) übergeben und in die Hotel-, Buchungs-und Zustiegslisten eingetragen, so daß bereits Augenblicke nach der Buchung alle Listen auf dem neusten Stand sind. Sofern die Buchung durch eine Nicht-Inkasso-Agentur durchgeführt wird, werden die entsprechenden Provisionen gutgeschrieben und können beispielsweise einmal monatlich mit Hilfe des Provisionsabrechnungsmoduls abgerechnet werden.

Ein normaler Buchungsvorgang dauert im Schnitt maximal 1 Minuten, wobei Sie nicht warten müssen bis alle Unterlagen ausgedruckt werden, sondern direkt mit der nächsten Buchung fortfahren können, da die Unterlagen im Hintergrund gedruckt werden. Somit ist gewährleistet, daß kein Arbeitsplatz den anderen blockiert und vor allem, daß z.B. jeder Counter-Kunde seine Unterlagen direkt mitnehmen kann.
Mit einer Buchung können Sie bis zu 99 Personen buchen, die an verschiedenen Stellen einsteigen und zu verschiedenen Hotels fahren können. Speziell für die Bearbeitung von Gruppenbuchungen ist dies sehr hilfreich, effektiv und zeitsparend.

Kapitel III

Ebenso wichtig wie die eigentliche Buchung, ist die Abwicklung der einzelnen Reisen im Rahmen der Disposition. Es ist nicht notwendig bei der Buchung ein festes Fahrzeug vorzugeben, da oftmals unvorhersehbare Umstände (z.B. ein Fahrzeug fällt aus) einen geänderten Fahrzeugeinsatz bedingen und alle im vorhinein zugesagten Bus-und Sitzplatznummern über den "Haufen" werfen, was nicht selten zur Unzufriedenheit von Kunden und Fahrpersonal führt. Aus diesem Grunde werden erst im Laufe der Disposition eines bestimmten Termins den Kunden bestimmte Fahrzeuge zugewiesen. Somit ist zum einen sichergestellt, daß die Fahrzeuge tatsächlich zur Verfügung stehen und zum anderen ein zeit-und streckenoptimierter Einsatz der Fahrzeuge erreicht wird. Jeder Kunde wird einem Fahrzeug zugeordnet, wobei selbstverständlich auch die Möglichkeit eines Umstieges gegeben ist, ohne einen Kunden zweimal "anfassen" zu müssen. Aufgrund einer einfachen und übersichtlichen Darstellung der zu disponierenden Kunden auf dem Bildschirm (pro Buchung und Zustiegsort nur eine kumulierte Position), ist eine schnelle und sichere Zuteilung möglich.

Im Anschluß an diesen ersten Schritt erhalten Sie die Möglichkeit, für jedes Fahrzeug einen spezifischen Sitzspiegel zu erstellen, mit Berücksichtigung aller Kundenwünsche (z.B. Tischplatz vorwärts etc.).

Sobald dies geschehen ist, bereitet es Ihnen keine Probleme fahrzeugspezifische Unterlagen zu erstellen, die sich aus
folgenden Einzellisten (wählbar) zusammensetzen:

Ladeliste für die Hinreise, die nach Zustiegsorten sortiert ist und zu jeder Position anzeigt, wohin der Kunde fährt bzw. wo er in welchen Bus umsteigt. Zudem werden die Sitzplatznummer mit der Angabe Raucher bzw. Nichtraucher ausgegeben.

Sitzspiegel mit den Sitzplatzmerkmalen (z.B. Tisch) und den Qualitätseigenschaften. Jeder Kunde wird mit der Angabe Raucher/Nichtraucher auf dem ihm zugeteilten Sitzplatz ausgedruckt. Auch Umsteiger werden berücksichtigt.

Ausstiegsliste, nach Hotels und in fahrtechnisch und zeitlich richtiger Reihenfolge geordnet.

Hotelliste, die alle gebuchten Zimmer enthält und zum Check-Up zwischen Busreiseleiter und örtlicher Agentur/Reiseleitung dient.

Hotelvoucher für jedes Hotel, die einerseits zur Abgabe an der Rezeption und andererseits für die spätere Abrechnung gedacht sind. (speziell für Städtereisen; in dreifacher Ausführung für Verwaltung, Hotel und Reiseleiter)

Ausflugsliste, die alle vorgebuchten Sonderprogramme enthält und für die spätere Abrechnung zwischen Verwaltung und Reiseleiter benutzt werden kann. (in zweifacher Ausführung für Verwaltung und Reiseleiter)

Telefonliste, die alle Telefonnummern der Reisenden enthält

Offene-Posten-Liste, die alle Teilnehmer aufzeigt, die noch nicht bezahlt haben.

Beschreibung aller Zustiegsorte, für ortsfremde Fahrer

Entsprechend der Disposition für die Hinreise wird das gleiche für die Rückreise durchgeführt, da beispielsweise im Pendelverkehr nicht selten verschiedene Fahrzeuge für Hin-und Rückreise eingesetzt werden. Die Unterlagen für die Rückreise entsprechen in logischer Form denen der Hinreise. Sie sind lediglich vom Umfang her etwas eingeschränkt, da Hotel-, Ausflugs-, Telefon-und Offene-Posten-Listen entfallen.

Neben diesen fahrzeugbezogenen Listen bietet Ihnen TOURMASTER auch Sammelladelisten an, die vor allem für den Disponenten von großer Aussagekraft sind. Sie sind nach Zustiegsorten sortiert und beinhalten die Informationen aller Busladelisten in kumulierter Form. Dies bedeutet, daß beispielsweise alle Gäste, die in Frankfurt einsteigen, unter dem Zustiegsort Frankfurt, mit der Busnummer, in die sie einsteigen müssen, aufgeführt sind. Zudem werden auch Umsteiger, die in Frankfurt in ein anderes Fahrzeug steigen müssen, ausgedruckt. Desweiteren werden die Sitzplatznummern und das Reiseziel angegeben. Somit hat der Disponent auf einen Blick alle wichtigen Informationen, um einen reibungslosen Ablauf einer Abfahrt zu gewährleisten.

Abschließend besteht die Möglichkeit zur Erstellung einer Busauslastungsliste, die Informationen (erste Ladestelle, letzte Ausladestelle, Paxzahlen etc.) über die sich im Einsatz befindlichen Busse enthält.

Kapitel IV

Listenmodule

Da eine Beschreibung aller in TOURMASTER enthaltenen Listen zu weit führen würde, möchten wir die wichtigsten Listen lediglich aufzählen:

diverse Kundenstammlisten (Breitformat, Etikettenformat etc.)

Agenturlisten (mit/ohne Umsatzzahlen)

Liste aller angelegten Kundenindizes

Liste aller angelegten Agenturregionen - Liste aller Zielgebiete

Liste aller Zustiegsorte

Liste aller Sonderprogramme

Liste des Busstammes

Liste des Hotelstammes

Liste der Hotelausstattungen

Liste der aktuellen Buskontingente (nach Termin oder Zielgebiet)

Fahrzeugspezifischer Sitzspiegel

Blanko-Sitzspiegel

Liste der Verkaufspreise

Liste der Hotelkontingente

Liste der Partner

Buchungslisten für Hin-und Rücktermine

Kumulierte Ladelisten für Hin-und Rückreise

Hotellisten (Breit-und Telefaxformat)

Liste der aktuellen Anfragen

Liste aller noch unbezahlten und fälligen Voucher

Expedienten-Umsatz-Liste

Busauslastungslisten

Nicht aufgezählt sind Listen, die bereits in vorherigen Kapiteln erwähnt und beschrieben wurden. Außerdem sind bei praktisch allen Listen diverse Selektionsmöglichkeiten gegeben, um einerseits den Umfang einer Liste zu begrenzen und andererseits -zur besseren Übersichtlichkeit -nur das auszudrucken, was wirklich benötigt wird.

Statistikmodul

Dies ist eines der leistungsstärksten Module, das in TOURMASTER integriert ist. Es ermöglicht Ihnen die Erstellung beliebiger Statistiken in bezug auf Agentur-oder Zielgebietsumsätze sowie Provisionsaufstellungen. Es ist einfachst-und schnellstmöglich zu bedienen und somit auch kurzfristig einsetzbar.
Das Aussehen und den Inhalt der einzelnen Listen bestimmen Sie selbst mit dem integrierten Online-Generator. Somit sind beispielsweise Umsätze eines bestimmten Zeitraumes kumuliert auf engstem Raum darstellbar. Ebenso ist möglich, die gleichen Umsatzzahlen bis auf Termin und Hotelebene aufzuteilen, so daß eine doch umfangreiche Informationsliste entsteht.

Auch lassen sich die Agenturumsätze wahlweise derart ausgeben, daß für jede Agentur eine eigene Seite erstellt wird, die dann anschließend als Mailingbeilage genutzt werden kann.

Textverarbeitung

Hierbei handelt es sich um ein in unserem Hause entwickeltes Produkt, das speziell an die Bedürfnisse von Anwendern angepaßt ist, die zum einen die Textverarbeitung nur als Teilfunktion nutzen und zum anderen Zugriff auf alle wichtigen Stammdaten von TOURMASTER benötigen. Genau an dieser Stelle setzt diese Textverarbeitung an, da sie von der Benutzerführung an TOURMASTER angepaßt ist und Zugriff auf alle TOURMASTER-Dateien hat.

Die Einarbeitungszeit ist extrem kurz und der Leistungsumfang bietet alles, was eine einfache Textverarbeitung standardmäßig beinhalten sollte:

Online-Hilfe

Komfortable Textauswahl

Möglichkeit zur Einbindung von Druckersteuerzeichen (Großschrift, Fettschrift etc.)

Layout-Möglichkeiten (Zentrieren, Blocksatz etc.)

Formatsteuerzeichen

Automatischer Wortumbruch

Einlesen eines Textes in einen anderen Text

Informationsfeld pro angelegtem Textbaustein - Druckerauswahl

Direktdruckfunktion

Textinformationsfunktion

Formatbriefe

Serienbrieffunktion mit Selektionsmöglichkeiten

Textkettenfunktion

Neben diesen Funktionen können Sie sich Standardbriefe erstellen, die derart aufgebaut sind, daß die wesentlichen Daten erst während des Ausdruckens abgefragt werden. Somit bereitet es keinerlei Probleme, ein Standardfax zu entwerfen, in welches nachträglich lediglich Empfänger und Ansprechpartner einzutragen sind. Somit ist ein einheitliches Erscheinungsbild Ihres Schriftverkehrs gewährleistet. Ebenso können Sie sämtliche Standardtexte (z.B. Mahnungstexte) nach Ihren eigenen Anforderungen zusammenstellen.

Offene-Posten-Verwaltung

Neben Buchungsroutine und Disposition bildet die Offene-Posten-Verwaltung den dritten Schwerpunkt von TOURMASTER. Mit ihr werden einerseits alle Ausgangsrechnungen und andererseits alle Verbindlichkeiten verwaltet.

Alle Rechnungen, die im Rahmen der Buchungsroutine anfallen, werden automatisch übergeben und um eventuelle Anzahlungen vermindert. Zudem ist das manuelle Anlegen von offenen Posten (z.B. Berechnung einer Dienstleistung) möglich.

Im Rahmen des Zahlungseingangs können alle vorhandenen Rechnungen mit Hilfe der Rechnungs-bzw. Agenturnummer ausgebucht werden. Sollten trotzdem ein paar "schwarze Schafe" vorhanden sein, so kommt das integrierte Mahnwesen mit verschiedenen Mahnstufen zum Einsatz, wobei Sie die Formulierung der Mahntexte eigenständig festlegen können.
Neben dem Zahlungseingang gibt es natürlich auch einen Zahlungsausgang zum Ausgleich bestehender Verbindlichkeiten. Durch Ausdruck der Zahlungsvorschlagsliste werden alle Verbindlichkeiten angezeigt, die eigentlich zur Zahlung freizugeben sind. Mit Hilfe des Zusatzmoduls Scheck-Druck können diese dann selektiv und direkt auf Scheck-bzw. Überweisungsträger ausgegeben werden. Die nicht angewiesenen Beträge werden beim nächsten Mal erneut vorgeschlagen.

Abgerundet wird die Offene-Posten-Verwaltung durch diverse Druckroutinen:

Eingabejournal, welches alle erfaßten Bewegungen enthält

agenturbezogene Offene-Posten-Listen

agenturbezogene Offene-Posten-Liste für den aktuellen Monat

lieferantenbezogene Verbindlichkeiten-Liste

lieferantenbezogene Verbindlichkeiten-Liste für den aktuellen Monat

Ageing-Liste, die alle offenen Posten in verschiedene Fälligkeitsstufen (fällig in XXX Tagen) einordnet

Pseudo-Ageing-Liste, die alle bereits fälligen offenen Posten in Fälligkeitsstufen (fällig seit XXX Tagen) einordnet

In Punkto Bedienbarkeit ist die Offene-Posten-Verwaltung exakt an TOURMASTER angepaßt, so daß Sie mit keinerlei Umstellungsproblemen konfrontiert werden. Zudem werden, sofern die optionale Finanzbuchhaltung adaptiert ist, alle Zahlungen direkt an diese weitergegeben, ohne daß hierfür zusätzliche Handgriffe nötig werden.

Kapitel V

Finanzbuchhaltung

Hierbei handelt es sich um eine Finanzbuchhaltung, welche gemäß dem deutschen Aktiengesetz aufgebaut ist und den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung genügt. Speziell für die Touristikbranche wurde eine Rechnungsabgrenzung und die Berücksichtigung der Umsatzsteuer für Reisevermittler und -veranstalter integriert. Selbstverständlich wurde bei der Entwicklung 228 HGB beachtet, der besagt, daß die Buchführung so beschaffen sein muß, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

Alle touristischen Daten von TOURMASTER werden Online in die Buchhaltung übernommen und können anhand einer Vorgangsnummer immer zurückverfolgt werden, was eine Grundvoraussetzung für die Abstimmung von Debitoren und Kreditoren ist. Zudem ist die Finanzbuchhaltung mandantenfähig und weist neben den genannten Bereichen noch die Bereiche Sachkonten und Finanzkonten auf.

Sie können sich jederzeit alle Konten auf dem Bildschirm anzeigen oder auf einem Drucker ausdrucken lassen, wobei Sie unter verschiedenen Auswahlkriterien zur Anzeige wählen können.

Um ständig auf dem Laufenden zu sein, haben Sie diverse Druckmöglichkeiten, die Ihnen folgende Listen oder Ausdrucke liefern:

Tages-oder Buchungsjournal

Summen-und Saldenliste (SuSaLi)

Kontoauszüge von Debitoren

Kontoauszüge von Kreditoren -Betriebswirtschaftliche Auswertung

Hauptabschlußübersichten

Kontenplan

Gesamtauswertung

Umsatzsteuervoranmeldung

Monatsabschlußroutinen

Margenabrechnung einzelner Reisen

Alle Buchungen stehen Ihnen bis zum Abschluß der Bilanz zur Verfügung und können auf dem Bildschirm angezeigt werden. Sofern das aktuelle Jahr bereits verstrichen ist, haben Sie die Möglichkeit, die Buchhaltung "Vorjahr" aufzurufen und wie gewohnt weiterzuarbeiten.

In Punkto Bedienbarkeit ist diese Finanzbuchhaltung exakt an TOURMASTER angepaßt, so daß Sie mit keinerlei Umstellungsproblemen konfrontiert werden. Zudem können Sie ihren Kontenrahmen völlig frei zusammenstellen und sich somit auch an alle gebräuchlichen Vorgaben (z.B. DATEV etc.) halten.

Modemübertragung

Dieses Modul ist eine ebenso sinnvolle wie effektive Arbeitserleichterung für TOURMASTER, da es die komplette Buchungs-und Anfragenübermittlung an die zuständigen Partner automatisch im Hintergrund durchführt.

Hierzu müssen Sie lediglich die entsprechende Modemnummer hinterlegen -den Rest erledigt TOURMASTER -Dateien aufbereiten, Leitung aufbauen, Übertragung aktivieren, Protokoll mitschneiden, Übertragung beenden, Leitung abbauen, Protokoll drucken. Sogar die Aufreihung und Durchführung mehrerer Übermittlungen an verschiedene Partner ist unbeaufsichtigt durchführbar.

Die einzige Voraussetzung, die der einzelne Partner erfüllen muß, ist ein MS-DOS-kompatibler Rechner, der mit einem normalen Modem verbunden ist und über ein Kommunikationsprogramm verfügt.

Versicherungsmodul

Sofern Sie Versicherungspakete von Fremdanbietern verwalten und verkaufen möchten, ist dies eine sinnvolle Erweiterung, da eine komplette Abwicklung der einzelnen Pakete vorgenommen werden kann.

Die Erfassung ist sehr einfach und kann einem Buchungsvorgang zugeordnet werden, so daß buchhalterisch lediglich ein offener Posten entsteht und zu verwalten ist. Auch die Verprovisionierung solcher Versicherungspakete gegenüber Agenturen ist vorgesehen und komplett integriert. Zudem können Pakete von der Stornierung ausgenommen werden, um beispielsweise das Gutschreiben einer Rücktrittskostenversicherung zu unterbinden.

Überweisungsträger-Druck

Hierbei handelt es sich um ein Modul, welches zu jeder Rechnung, die im Rahmen des Buchungsgeschäftes erstellt wird, einen oder mehrere Überweisungsträger (Anzahlung, Restzahlung) ausdruckt. Zudem können Überweisungsträger manuell ausgefüllt werden. Der entscheidende Vorteil liegt darin, daß alle Kunden für die Zahlung eine Vorgabe erhalten und somit keine zuordnungsrelevanten Daten vergessen werden.

Im Lieferumfang ist ein speziell hierfür ausgesuchter und adaptierter Nadeldrucker enthalten, der alle anfallenden Überweisungsträger im Hintergrund parallel zu den entsprechenden Bestätigungen und Stornierungen ausdruckt, ohne den normalen Arbeitsablauf zu behindern.

Lastschrift-Druck

Diese Erweiterung erleichtert die Abwicklung von sogenannten Einzugsbüros, die laut Agenturvertrag berechtigt sind, Zahlungen des Kunden entgegenzunehmen. Sobald die von Ihnen wählbare Fälligkeit eingetreten ist, werden automatisch Einzugsaufstellungen mit den zugehörigen Einzugsformularen ausgedruckt.

Der Einsatz des Lastschrift-Moduls ist eine enorme Erleichterung und erspart Ihnen viel Zeit. Zudem werden keine Einzüge
vergessen bzw. erst verspätet angewiesen.

Scheck-Druck

Dieses Modul ist die Abrundung der Offenen-Posten-Verwaltung. Nachdem eine Zahlungsvorschlagsliste erstellt wurde, können für alle aufgezeigten, fälligen Verbindlichkeiten, entsprechende Verrechnungsschecks bzw-Überweisungsträger automatisch erstellt werden.

Im Lieferumfang ist ein speziell hierfür ausgesuchter und adaptierter Nadeldrucker enthalten, der alle anfallenden Scheckformulare im Hintergrund ausdruckt, ohne den normalen Arbeitsablauf zu behindern.

Kassenbuchungs-System

Hierbei handelt es sich um eine Erweiterung der Finanzbuchhaltung zur komfortablen Verwaltung der Kasse. Hierzu können Sie bestimmte Konten der Finanzbuchhaltung auswählen, welche im Zusammenhang mit der Kasse angesprochen werden dürfen. Alle anderen Konten werden für Kassenbuchungen blockiert, so daß Fehlbuchungen weitestgehend ausgeschlossen sind. Alle Buchungen werden mit einer frei wählbaren Belegnummer versehen, die dann auch, auf dem am Monatsende zu erstellenden Kassenbericht, ausgedruckt wird.
Alle Aktionen, die nicht direkt im Kassenbuchungs-System durchgeführt werden (z.B. Anzahlungen oder manuelle Buchungen aus der Buchhaltung), aber auf das Konto Kasse laufen, werden solange zwischengespeichert, bis Ihnen eine Belegnummer zugeteilt wurde. Somit werden keine Buchungen vergessen und Sie verfügen über ein immer aktuelles Kassenbuch.

Optionsbuchung

Als Zusatz zum Buchungsvorgang bietet dieses Modul die Möglichkeit, einzelne Buchungen mit einer Option zu versehen. Hierbei gibt es zwei Varianten:
1) Die Buchung wird bis zum Tag XY um XY Uhr freigehalten und dann automatisch zur Festbuchung, auch wenn der Kunde sich nicht mehr meldet.
2) Die Buchung wird bis zum Tag XY um XY Uhr freigehalten und dann automatisch freigegeben, wenn der Kunde nicht ausdrücklich zusagt.

Zudem können alle noch offenen Optionen ausgedruckt bzw. vorzeitig bestätigt oder gelöscht werden. Die Übernahme der fälligen Optionen geschieht automatisch im Hintergrund zu einer frei wählbaren Zeit.

Kontingentübergabe

Sofern Sie im Rahmen einer Kooperation über gemeinsame Kontingente verfügen, die an einer zentralen Stelle erfaßt werden, so ist mit Hilfe dieses Moduls die einfache Überspielung der Kontingentzahlen via Diskette auf beliebig viele Rechner möglich.

Die Handhabung dieser Erweiterung ist sehr einfach und läßt auch die Selektion von ausgewählten Kontingenten zu. So lassen sich beispielsweise nur die Kontingente und Hotelpreise eines bestimmten Zielgebietes mit den zugehörigen Sonderprogrammen und Zustiegsorten auswählen und übergeben.
Textverarbeitungs-Upgrade

Zur Steigerung des Leistungsumfangs der Textverarbeitung dient dieses Upgrade, welches folgende Erweiterungen enthält:

komplette, eigenständige Adreßverwaltung, zur Verwaltung von Adressen, die nicht mit den normalen TOURMASTER-Stämmen erfaßbar sind

diverse Listen für Adreßverwaltung

erstellen von "chaotischen" Serienbriefen

erweiterte Selektionsmöglichkeiten

Verzeichnisverwaltung

Kopieren und verschieben von Texten

Textverzeichnis drucken

Exemplardruck

Dieses Upgrade (Erweiterung) ist vorallem für diejenigen Anwender gedacht, die häufig Postsendungen an Kunden zusammenstellen und hierbei auf individuelle, spezifische Selektionen angewiesen sind. Zudem können sich verschiedene Anwender eigene Verzeichnisse anlegen und somit die Übersichtlichkeit der Textbausteine erhöhen. Abschließend kann man die eigenständige Adreßverwaltung dazu verwenden, externe Adressen zu verwalten, ohne auf die Möglichkeit des direkten Zugriffs aus der Textverarbeitung verzichten zu müssen.

Kapitel VI

Na, sind Sie nun auf den Geschmack gekommen und möchten mehr erfahren ?

Selbstverständlich stehen wir Ihnen gerne jederzeit für Rückfragen oder die Vereinbarung eines Gesprächstermins zur Verfügung.

Wenn Sie an einer Vorführungen interessiert sind, so können wir diese kurzfristig durchführen.

Alle im Angebot befindlichen TOURMASTER-Pakete können voll miteinander verknüpft werden und sind in ihrer Handhabung einheitlich. Somit ist ein effizienter und reibungsloser Wechsel zwischen den einzelnen Verwaltungsbereichen möglich. Zudem entfallen alle Programme wie Offene-Posten-Verwaltung und Textverarbeitung, da diese in allen Paketen standardmäßig enthalten sind und nicht mehrfach angeschafft und installiert werden müssen.

Neben TOURMASTER können wir Ihnen ein breites Angebot an Hardware anbieten und Ihnen die für Sie optimale Systemkonfiguration zusammenstellen. Sollten Sie bereits über passende Hardware verfügen, so ist diese natürlich in Verbindung mit TOURMASTER einsetzbar.

TOURMASTER-Preisliste

Komplettpaket für Busreiseveranstalter

Einplatz-System

1 Anwender DM 7,500.00

Mehrplatz-Systeme

bis 2 Anwender DM 9,500.00
bis 4 Anwender DM 15,500.00

jeder weitere Anwender DM 2,500.00

zusätzliches Handbuch DM 198.00

Zusatz-Module

Textverarbeitungs-Upgrade DM 500.00
Optionsbuchung DM 500.00
Versicherungs-Modul DM 950.00
Kontingentübergabe-Modul DM 950.00
Lastschrift-Druck DM 1200.00
Überweisungsträger-Druck (inkl. Drucker) DM 1,950.00
Scheckdruck-Druck (inkl. Drucker) DM 1,950.00
Kassenbuchungs-System DM 1,500.00
Finanzbuchhaltung (integriert) DM 4,500.00
Modemübertragungs-Modul DM 4,500.00

THEO+TERM (Multi-Sessioning) DM 1,498.00
THEO+DOS (Multi-User-DOS-Option) DM 1,998.00
SCANTERM (Terminal-Emulator) DM 298.00

Alle in dieser Preisliste genannten Preise verstehen sich zuzüglich des jeweils gültigen Mehrwertsteuersatzes. Zudem werden Installationsarbeiten gesondert berechnet.